Om het aantal privékilometers vast te stellen kunt u gebruik maken van een rittenregistratie. De waarde in het economisch verkeer is het aantal privékilometers vermenigvuldigd met de werkelijke kilometerprijs. Dit telt u bij het loon voor de werknemer, maar u mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon als dit gebruikelijk is. Dit bedrag komt ten laste van de vrije ruimte. 

Werkelijke kilometerprijs
De kilometerprijs bestaat uit kosten van brandstof, onderhoud, reparatie, afschrijving, motorrijtuigenbelasting en verzekering.

Eigen bijdrage
De eigen bijdrage voor het privégebruik houdt u in op het nettoloon. Voorwaarden zijn dat de bijdrage bestemd is voor het privégebruik en u dat vooraf met de werknemer hebt afgesproken. De eigen bijdrage komt in mindering op de bijtelling. Deze aftrek mag niet hoger zijn dan de te belasten waarde.

Voorbeeld
U stelt een werknemer een motor ter beschikking. De werknemer rijdt met de motor 10.000 kilometer per jaar. De totale kosten zijn € 2.500 per kalenderjaar. De werkelijke kilometerprijs is € 0,25 (€ 2.500 : 10.000).  Uit de rittenregistratie blijkt dat de werknemer in een maand 300 kilometer privé heeft gereden met de motor. De waarde van dit privégebruik is € 75 (300 x € 0,25). De eigen bijdrage van de werknemer is € 25. U telt € 50 bij het loon van de werknemer.

Woon-werkverkeer
De kilometers voor woon-werkverkeer zijn geen privékilometers. Onder woon-werkverkeer vallen ook de kilometers die de werknemer in de loop van een werkdag rijdt tussen de plek van het werk en de woning, bijvoorbeeld om thuis te lunchen. De kilometers die de werknemer om privéredenen omrijdt naar of van het werk zijn wel privé. Bijvoorbeeld extra kilometers om een kind naar de crèche te brengen of om boodschappen te doen.

Vervoer vanwege de werkgever
Als de werknemer reist met een vervoermiddel dat u ter beschikking stelt, is sprake van vervoer vanwege de werkgever. Geeft u hiervoor een kilometervergoeding dan is dat loon van de werknemer. Als dit gebruikelijk is, mag u dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dit bedrag komt ten laste van de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing.

Tip: Het bovenstaande geldt niet alleen voor de motor van de zaak, maar ook voor een bromfiets of scooter van de zaak.